Risorse · Guida · 8 min di lettura
Preventivo dagli appunti: la guida pratica con Claude
La procedura ripetibile per montare la bozza di un preventivo dal tuo template e dagli appunti del cliente, senza ripartire dal foglio bianco.
Il problema lo conosci. Hai chiuso la telefonata col cliente, hai due paginate di appunti scritti di fretta, e adesso ti tocca aprire l'ultimo preventivo simile, cancellare i dati vecchi, riscrivere le voci, ricontrollare di non aver dimenticato niente. Mezz'ora che salta fuori sempre la sera, quando sei già cotto, e che intanto fa arrivare il preventivo al cliente due giorni dopo che te l'ha chiesto.
Questa guida non ti spiega perché conviene farlo con Claude — quello te l'ho raccontato nell'articolo come usare Claude per scrivere un preventivo. Qui ti do la parte sporca: la procedura esatta, da impostare una volta e riusare ogni volta, per montare la bozza partendo dal tuo template e dagli appunti grezzi. Niente di teorico, solo i passi e cosa controllare prima di mandarlo.
Cosa ti serve prima di partire
Due cose, e le prepari una volta sola.
La prima è un tuo preventivo recente scritto bene, di un lavoro più o meno simile, che usi come modello. È il pezzo che fa la differenza: Claude copia il formato, l'ordine delle voci e soprattutto il tuo modo di scrivere. Se gli dai un modello asciutto, ti restituisce roba asciutta; se gli dai uno infiocchettato, ti tira fuori aggettivi che a un cliente che conosci da anni non scriveresti mai. Tienine da parte due o tre che ti piacciono davvero in una cartella.
La seconda sono gli appunti del lavoro nuovo, così come ti vengono. Anche tre righe a braccio, come l'avresti spiegato a voce a un collega. Non serve che siano ordinati: a metterli in ordine ci pensa Claude.
I passi, in ordine
Segui questi una volta con calma. Dalla seconda in poi ti vengono in automatico e scendi sotto i cinque minuti.
- Apri il preventivo che usi come modello. Se è un PDF, lo apri, selezioni il testo e lo copi; se è un Word o un Google Doc, copi direttamente.
- Incolla in Claude il prompt che trovi qui sotto.
- Sotto
MODELLO, incolla il testo del preventivo vecchio. - Sotto
APPUNTI, scrivi o incolla la descrizione del lavoro nuovo, anche disordinata. - Manda. Leggi la bozza, cerca i campi
[DA CONTROLLARE]e mettici i numeri veri. - Fai la rilettura della sezione qui sotto, sistema la chiusura, e parte.
Il prompt da incollare
Questo lo copi e lo tieni: è la versione "procedura", più strutturata di quella base, pensata per essere riusata sempre uguale.
Sei il mio assistente per i preventivi. Ti do due blocchi: un mio
preventivo passato che uso come MODELLO, e gli APPUNTI grezzi di un
lavoro nuovo presi dopo una telefonata col cliente.
Montami la bozza del preventivo nuovo seguendo il formato del MODELLO:
stessa struttura, stesso ordine delle voci, stesso tono di scrittura.
Regole:
- Spacchetta il lavoro in voci, ciascuna con descrizione e quantità.
- Dove ti serve un prezzo, una quantità o una data che negli appunti
non c'è, scrivi [DA CONTROLLARE] al posto del valore. Non inventare
numeri.
- Non aggiungere voci che negli appunti non ho menzionato. Se pensi
che ne manchi una, elencamela a parte come "voce da valutare".
- In fondo fammi due liste corte: i [DA CONTROLLARE] da completare e
le voci da valutare. Così so subito dove mettere mano.
MODELLO:
[incolla qui il preventivo vecchio]
APPUNTI:
[incolla qui gli appunti grezzi del lavoro nuovo]La riga che ti salva davvero è quella sul [DA CONTROLLARE]. Senza, Claude riempie i buchi con cifre che sembrano plausibili, e tu rischi di mandare un prezzo inventato a un cliente vero. Con quella riga ti restituisce la bozza e ti dice da solo dove devi intervenire.
Se vuoi smettere di reincollare il prompt e il modello ogni volta, c'è la scorciatoia: trasformi tutto in un assistente fisso a cui dai solo gli appunti. Come si fa, passo per passo, sta nella skill assistente preventivi.
Cosa rileggere e correggere a mano (la parte che non salti mai)
Qui ti casca l'asino di chi usa l'AI di fretta: prende la prima bozza e la manda così com'è. La bozza è il 90% del lavoro, ma il 10% che resta è quello su cui ci metti la firma. Cinque controlli, in quest'ordine.
- I numeri. Vai dritto sui
[DA CONTROLLARE]e metti i prezzi e le quantità veri. Poi rifai mentalmente il totale: Claude a volte somma bene le voci ma sbaglia un'aliquota o un arrotondamento. I conti sono roba tua, non sua. - Le voci di troppo o di meno. Guarda la lista "voci da valutare" in fondo. A volte Claude ne aggiunge una sensata che ti eri scordato, a volte ne infila una che col lavoro non c'entra. Tieni le prime, butta le seconde.
- Il tono. Rileggi le descrizioni a voce. Se ti senti scemo a pronunciarle davanti al cliente, sono troppo infiocchettate: tagliale corte come scriveresti tu.
- Le condizioni. Tempi di consegna, modalità di pagamento, validità dell'offerta. Sono le righe che Claude copia dal modello vecchio, e se nel lavoro nuovo cambiano, lì non se ne accorge nessuno tranne te.
- I dati del cliente. Nome, indirizzo, partita IVA, riferimento dell'offerta. Banale, ma è l'errore che fa la figura peggiore: il preventivo perfetto intestato al cliente sbagliato.
Quando questa procedura NON ti serve
Se hai già un gestionale o un configuratore che pesca i prezzi da un listino aggiornato e calcola i totali da solo, lasciala perdere: lì Claude è un passo indietro, non avanti. Questa guida è per chi i preventivi se li fa a mano partendo da un Word o da un foglio, e ogni volta perde tempo a impostare e formattare. Se la macchina che macina i conti ce l'hai già, tientela.
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